Papierkram mit dem Gärtner
Was ist bei W-9 und 1099-Misc zu beachten?
Auch auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole: Nicht nur für in Florida tätige Unternehmer, sondern auch für Ferienhausbesitzer ist das Thema »W-9 tax form« eines, das auf keinen Fall übersehen werden sollte. Wenn Sie nämlich hierzulande externe Dienstleister beschäftigen – denken Sie nur an Gärtner, Pool-Service, Property Management-Dienstleister, Home-Watch-Services, Vermarktungsfirmen, Rechtsanwälte oder Handwerker aller Art –, die auf ihrer Rechnung im Firmennamen nicht »Corp.«, »Inc.«, »Corporation« oder »Incorporation« führen und wenn Sie diesen 600 Dollar oder mehr im Kalenderjahr bezahlt haben, müssen Sie jeweils das W-9 Formular ausgefüllt und unterschrieben zurückverlangen. Anschließend müssen Sie das W-9 Formular in Ihren Unterlagen aufheben und dem Dienstleister am Jahresende eine Verdienstbescheinigung (Formular 1099-Misc) ausstellen. Diese bekommt nicht nur der Dienstleister, sondern sie muss ebenfalls bei der amerikanischen Finanzbehörde eingereicht werden.
W-9 Formular richtig ausgefüllen
Achten Sie unbedingt darauf, dass das W-9 Formular richtig ausgefüllt wurde. Selbst ein kleiner Tippfehler in einem der Felder kann Sie und Ihren Dienstleister teuer zu stehen kommen. Den Namen oder Firmennamen falsch einzugeben, kann durchaus eine Steuerprüfung zur Folge haben. Das Gleiche passiert, wenn sich Ihr Dienstleister bei der SSN oder EIN vertippt. Sie selbst können nicht überprüfen, ob ihr Gärtner oder Ferienhausverwalter eine korrekte Nummer in das Formular W-9 eingegeben hat. Stellen Sie aber zumindest sicher, dass Ihr Dienstleister seine Anschrift korrekt angegeben hat, da das Formular 1099-Misc sonst nicht ankommen wird.
Man sollte sich immer bewusst sein, dass die amerikanische Finanzbehörde für die Nichtausstellung/Nichteinreichung beziehungsweise die verspätete Einreichung der Verdienstbescheinigungen 1099-Misc Strafen verlangen kann. Nach aktueller Gesetzgebung wird in diesem Jahr nach Verspätungen von bis zu 30 Tagen eine Strafe von 50 Dollar fällig, bei mehr als 30 Tagen Verspätung, aber Einreichung noch vor dem 1. August 2019, werden 100 Dollar pro Formular berechnet, nach dem 1. August 2019 greift eine Strafe von 260 Dollar. Bei bewusster Nichteinreichung kassiert der IRS eine Strafe von 530 Dollar pro Formular. Rein theoretisch beträgt die maximale Strafe bei kleinen Firmen ziemlich astronomische 1,072.500 Dollar, wobei die IRS kleine Unternehmen als solche definiert, die in den letzten drei letzten Kalenderjahren im Schnitt weniger als fünf Millionen Dollar an Einnahmen verzeichnet haben.
Zweck der W-9 Formulare
Der Zweck der W-9 Formulare ist nicht schwer zu erraten: Es geht darum, Einkommen dem Internal Revenue Service zu melden und Steuerzahler anzuhalten, jeden Cent zu zahlen, den sie schulden. Unternehmen (oder eben auch Sie als Ferienhausbesitzer), die unabhängige Auftragnehmer einstellen, behalten halt keine Einkommenssteuer oder zahlen Medicare- oder Sozialversicherungssteuern für ihre unabhängigen Vertragspartner, wie sie es für ihre Angestellten tun; Auftragnehmer sind für diese Verpflichtungen verantwortlich.
Zu Beachten
Das Formular W-9 fragt nach dem Namen des unabhängigen Auftragnehmers, Firmenname (falls abweichend), Unternehmensform (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Trust / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder »Sonstiges«) und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens (oder Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmen, die keine separate Steuernummer verwenden). Das W-9 fordert die auszufüllende Person auf, zu bescheinigen, dass sie von der Einbehaltung von Sicherheiten befreit ist. Die meisten Steuerpflichtigen sind befreit, aber wenn sie es nicht sind, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer einstellt, die Einkommensteuer einbehalten.
Vertrauen Sie Ihrer Kanzlei
Sie werden sich nicht wundern, dass ich dazu rate, die Erstellung der Verdienstbescheinigungen einer mit den US-Steuergesetzen vertrauten Kanzlei zu übergeben. Denn so wie es viele verschiedene 1099-Steuerformulare zu sämtlichen Einkommensarten, bei denen es sich nicht um Gehaltsbestandteile handelt, so viele Fehler kann man bei dessen Ausstellung machen.
Wie gesagt:
Das Formular 1099-Misc sollte für die Meldung von Zahlungen an unabhängige Dienstleister verwendet werden – nicht für Zahlungen an Mitarbeiter. Selbstständige sind in der Regel selbständig Erwerbstätige oder kleine Dienstleistungsunternehmen, die Sie beauftragen. Es gibt zwei wichtige Daten, an die Sie sich erinnern sollten. Eines ist das Datum für den Versand des 1099-Formulars an den Dienstleister. Das andere das Datum für die Berichterstattung an die IRS.
In der Tat verlangt das IRS, dass Sie unter Strafandrohung bejahen, ob Sie die 1099-Anmeldepflicht erfüllt haben.
Mein Rat: Lassen Sie grundsätzlich jede 1099-Formulare von Ihrem CPA- oder Steuerberater bearbeiten. Diese füllen die 1099s aus, damit Sie sie an die Dienstleister senden können. Sie erledigen auch die Einreichungen bei der IRS und den staatlichen Steuerbehörden in Ihrem Namen. Und ersparen Ihnen unnötige Kopfschmerzen.