Wer ist »Ben«?
Ich muss meine weiblichen Leser an dieser Stelle leider enttäuschen. Ben ist keineswegs ein attraktiver Sachbearbeiter, der seit neuestem beim Internal Revenue Service arbeitet und sich um Ihre Steuererklärung kümmert. »Ben« steht für »Beneficial Owner« und »E« steht für »Entities«. Und beim entsprechenden Formular geht es leider auch nicht um einen kleinen Flirt beim Steueramt. Sondern um eine völlig unromantische Offenlegungspflicht. Oder flattern Ihnen angesichts des Titels »Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting – Entities« irgendwelche Schmetterlinge im Bauch?
Was das Formular W-8BEN-E auf sich hat
Tatsächlich ist es so, dass deutsche Unternehmen von ihren US-Vertragspartnern immer häufiger das W-8BEN-E zugeschickt bekommen – mit der dringenden Bitte um Ausfüllung und Rücksendung. Hintergrund sind natürlich Maßnahmen der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung, da bestimmte ausländische Einkünfte von US-Personen in den USA nicht erklärt und besteuert werden. Ich habe in der Vergangenheit mehrfach darauf hingewiesen: Die Umsetzung des »Foreign Account Tax Compliance Act« (FATCA) hat zu weitreichenden Mitwirkungspflichten für US-Unternehmen geführt, die verpflichtet sind, für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen deren Steuerstatus geklärt zu haben. Kommen die Unternehmen ihren Melde- und Offenlegungspflichten nicht nach, droht eine Straf-Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent. Um dieser »Strafsteuer« zu entgehen, müssen meldepflichtige Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden.
Seit 2017 zwei W-8BEN-Formulare
Es existieren seit 2017 zwei W-8BEN-Formulare: Für natürliche Personen Form W-8BEN und für Unternehmen Form W-8BEN/E. Deutsche Unternehmen, die als OHG, GmbH, AG, KG sowie GmbH & Co. KG geführt werden, müssen seither das W-8BEN-E-Formular verwenden, Einzelunternehmen hingegen das W-8BEN-Formular. Grundsätzlich werden Unternehmen in diesem Zusammenhang in zwei Kategorien unterteilt: die Financial Foreign Entities (FFI) und die Non Financial Foreign Entities (NFFE). Letztere sind schlicht Unternehmen, die keine Finanzinstitute oder Versicherungen sind. Unternehmen im Inland mit operativem Geschäft dürften regelmäßig als sogenannte Active NFFE eingeordnet – Rechtsträger, die weniger als 50 Prozent passives Bruttoeinkommen und weniger als 50 Prozent passive Vermögenswerte haben.
W-8-Formular aus Selbstschutz
US-Unternehmen bitten schon aus Selbstschutz standardmäßig um ein ausgefülltes W-8-Formular, das als eine Art Selbstauskunft des deutschen Geschäftspartners dient und anhand dessen das US-Unternehmen prüfen und gegenüber der US-Steuerbehörde dokumentieren kann, dass keine Steuerpflicht besteht und keine Quellensteuer einbehalten werden muss. Die größte Schwierigkeit stellt hierbei immer wieder die Zeile »U.S. taxpayer identification number« dar. In den meisten Fällen besitzen die deutschen Unternehmen keine US-Steuernummer. Dann bleibt das Feld leer. Aufgrund der Komplexität empfehle ich, beim Ausfüllen des W-8BEN-E-Formulars die Hilfe eines kundigen Steuerberaters in Anspruch zu nehmen.
Nicht an den IRS
Übermittelt wird das Formular W-8BEN übrigens nicht an den IRS direkt, sondern immer an den »Anforderer«. In der Regel handelt es sich dabei um die Person, von der Sie die Zahlung oder Gutschrift auf Ihr Konto erhalten, oder die
Personengesellschaft, die Ihnen Einkünfte zuweist. Es ist auch möglich, dass Sie von einem ausländischen Finanzinstitut zur Vorlage von Formular W-8BEN aufgefordert werden, um zu dokumentieren, dass es sich bei Ihrem Konto nicht um ein US-Konto handelt.
Und sollten Sie irgendwann dann beim Internal Revenue Service doch zufällig mal auf einen attraktiven Mitarbeiter mit Namen »Ben« treffen, bestellen Sie ihm bitte einen schönen Gruß von mir!